Michela Arnaboldi*, Alberto Scuttari**
* Politecnico di Milano School of Management
** Presidente CODAU e Direttore Generale dell’Università di Padova
La presentazione del “Patto per l'innovazione del lavoro pubblico e la coesione sociale” ha riaperto il dibattito, mai del tutto sopito, sull’opportunità (o necessità) di valutare le performance delle amministrazioni pubbliche, e premiarle di conseguenza. Insomma, si è tornato a parlare di valorizzazione del merito nella PA, con la sottesa indicazione che di fatto in questi anni non si siano mossi passi significativi in questa direzione. Eppure ci sono storie di successo in questo ambito. Un esempio è quello del settore universitario che rappresenta un interessante riferimento per tutta la PA, perché ha saputo valutarsi, “misurarsi” e sfruttare le informazioni raccolte per ottimizzare i processi amministrativi.
Interviene in questo senso il progetto “Good Practice” che, iniziato sperimentalmente nel 1999, coinvolge oggi 42 Direttori Generali, 11 ricercatori del Politecnico, più di 150 tecnici-amministrativi da 43 università statali (figura 1). L’iniziativa è nata e cresciuta con l’obiettivo di misurare le performance di 53 attività amministrative delle università, identificando un parametro di riferimento per efficacia ed efficienza, così da analizzare e condividere in modo aperto le buone pratiche. L’efficacia è misurata tramite la soddisfazione degli utenti dei servizi, attraverso questionari somministrati a studenti, docenti e personale tecnico ed amministrativo degli atenei aderenti. L’efficienza è misurata rapportando il costo dei servizi con il numero di persone (FTE) ad essi assegnate (figura 2). Il progetto “Good Practice” ha permesso di conoscere dati fondamentali per una buona gestione: per esempio che il costo dei servizi amministrativi a supporto di ogni studente corrisponde, in media, a 1.350€ o che i nuovi immatricolati sono mediamente più soddisfatti dei servizi amministrativi rispetto ai più “maturi”. Inoltre, i dati mostrano che non esiste un’università migliore in tutte le attività amministrative misurate e confrontate nel tempo.
L’ottima notizia è che, anche grazie a una continua misurazione, crescono l’efficacia e l’efficienza deli servizi amministrativi degli atenei. Dal 2015 al 2019 il giudizio degli utilizzatori dei servizi è costantemente cresciuto in ogni campo, sia guardando alla tipologia dei servizi sia guardando alla dimensione degli atenei (figura 3 e figura 4).
Michela Arnaboldi, responsabile del progetto e professore al Politecnico di Milano School of Management,osserva che “un tale risultato non si ottiene senza fatica. La definizione di un sistema di misurazione della performance e il confronto tra organizzazioni diverse è un lavoro continuo, basato su un’interazione costante tra chi definisce metodologie e indicatori (nel caso di Good Practice, un gruppo di ricerca del Politecnico di Milano) e chi dovrà usare i dati, perché i migliori conoscitori dei processi sono indubbiamente le persone che li utilizzano nel quotidiano”.
“Queste analisi sono uno strumento prezioso, in quanto non autoreferenziale ma esterno”, commenta Alberto Scuttari, Presidente del CoDAU e DG dell’Università di Padova. “Esse sono utili ai Direttori Generali degli Atenei per contestualizzazione i risultati dentro un contesto di confronto più ampio, che aiuta a leggere la performance dell’ateneo in modo più completo, analizzando allo stesso tempo il valore assoluto (magnitudo), il valore relativo (benchmark) e le sue variazioni temporali (trend). Esse vengono poi utilizzate per ottimizzare la gestione degli Atenei. In 20 anni di “Good Practice”, i Direttori Generali hanno progressivamente ampliato l’uso delle informazioni raccolte, impiegandole per analizzare la gestione, valutare l’esternalizzazione di certi servizi, monitorare le performance delle organizzazioni. Oggi questa esperienza è consolidata e testimonia la capacità delle università pubbliche italiane di misurarsi, confrontarsi e agire sui processi amministrativi”.
La chiave di volta, il vero fulcro dell’operazione, è il passaggio dalla misurazione al miglioramento organizzativo: un processo delicato e complesso. Il benchmark, infatti, è di per sé solo un numero che indica un posizionamento. Il numero va poi contestualizzato e visto in un’ottica complessiva. Anche su questo frontele università sono cresciute dotandosi progressivamente di professionalità competenti che, partendo dai numeri di “Good Practice”, preparano analisi profilate per usi specifici. La rete e il confronto aiutano: innescando un positivo processo di emulazione e “buon contagio”, incentivando l’emulazione e stimolando la domanda di nuove competenze (per esempio i data analyst).
Ci rendiamo conto che inserire indicatori di efficacia ed efficienza nella misurazione della performance delle pubbliche amministrazioni rappresenti un processo lungo, ma gli atenei aderenti a “Good Practice” dimostrano che le complessità possono essere superate e che l’iniziativa ripaga, soprattutto se i processi di valutazione sono interattivi e le performance analizzate e discusse sin dalla definizione degli obiettivi. Le 43 università coinvolte nella nuova edizione di “Good Practice 2021”, con una copertura in termini di studenti di circa il 70% del totale del sistema universitario statale del Paese, hanno aderito a un processo dinamico di misurazione e valutazione della performance che è in continua evoluzione e non si arresta: ogni anno, infatti, i Direttori Generali individuano i temi cruciali su cui fare approfondimenti o revisioni.
Considerando che le sfide della Pubblica Amministrazione sono molte e nuove (basti pensare al supporto alla ripresa e la transizione digitale) è assai utile poter contare su un pezzo di strada, che gli Atenei hanno già fatto. Insomma, nel definire le linee operative di riforma del sistema di misurazione e valutazione della performance della PA non sarà necessario ripartire da zero, potendo guardare anche alle positive esperienze già in corso.
FIGURA 1
Figura 1. Atenei e Scuole aderenti (Good Practice - edizione 2021). Definizione del cluster dimensionale sulla base del numero di studenti: mega > 40.000 studenti; grandi tra 20.000 e 40.000 studenti; medi tra 10.000 e 20.000 studenti; piccoli < 10.000 studenti.
Figura 2. Incrocio efficienza (asse orizzontale) ed efficacia percepita (asse verticale) per i servizi di supporto alla didattica. (L’efficienza è misurata come costo del personale dedicato al supporto alla didattica diviso il numero di studenti cui il servizio è rivolto. L’efficacia percepita è misurata come soddisfazione media nel supporto alla didattica da parte degli studenti. Ogni lettera corrisponde al posizionamento di un Ateneo/Scuola)
Figura 3. Evoluzione temporale della soddisfazione media degli utenti (studenti, docenti e staff), in base alla dimensione dell’ateneo.
